Ymchwil data gweinyddol a chysylltu data: hysbysiad preifatrwydd

Mae cangen ymchwil sydd â'r rôl o ddadansoddi a chysylltu setiau data gweinyddol o wahanol rannau o'r Llywodraeth. Mae'r term 'data gweinyddol' yn cyfeirio at wybodaeth a gesglir pan fydd pobl yn defnyddio gwasanaethau cyhoeddus, megis addysg, y gwasanaeth iechyd, y llysoedd, neu'r system fudd-daliadau. Mae'r Llywodraeth yn coladu’r data hyn i hwyluso'r gwaith o ddarparu gwasanaethau. Mae data gweinyddol yn adnodd cyhoeddus sy'n helpu i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus, ond sydd hefyd yn gallu cael eu defnyddio i wella dealltwriaeth a all helpu'r Llywodraeth i wneud penderfyniadau a datblygu polisïau. Mae setiau data gweinyddol yn werthfawr at ddibenion ymchwil oherwydd y potensial i gynhyrchu mewnwelediadau ar lefel poblogaeth pan fyddant yn cael eu dadansoddi a'u cysylltu â setiau data eraill o wahanol rannau o'r Llywodraeth, er enghraifft cofnodion meddygon teulu, ysbytai, neu addysg.

Mae Llywodraeth Cymru yn rhan o bartneriaeth Ymchwil Data Gweinyddol (YDG) Cymru sy'n gweithio i ddarparu ymchwil sy'n dod â budd cyhoeddus pendant. Mae YDG Cymru yn drefn gydweithredol rhwng academyddion ym mhrifysgolion Abertawe a Chaerdydd, ystadegwyr, ymchwilwyr cymdeithasol, a gwyddonwyr data yn Llywodraeth Cymru, a staff ym Manc Data SAIL ym Mhrifysgol Abertawe. Mae YDG Cymru yn gweithio mewn partneriaeth i gyrchu, dadansoddi, a chynhyrchu mewnwelediadau gan ddefnyddio ymchwil sy'n seiliedig ar ddata i ddarparu tystiolaeth i gefnogi Llywodraeth Cymru. Mae YDG Cymru yn rhan o fuddsoddiad YDG y DU gyfan gan y Cyngor Ymchwil Economaidd a Chymdeithasol, sy'n rhan o Ymchwil ac Arloesi y DU.

Mae Banc Data SAIL yn cadw data dienw am boblogaeth Cymru. Mae'n blatfform ymchwil diogel, ac yn amgylchedd ymchwil dibynadwy ac achrededig o dan Ddeddf yr Economi Ddigidol 2017, lle mae setiau data gweinyddol, nad ydynt yn cynnwys data adnabod, yn cael eu cadw, a'u rhoi ar gael i ymchwilwyr achrededig weithio ar brosiectau cysylltu data cymeradwy sydd er budd y cyhoedd. Mae Banc Data SAIL yn cael ei gydnabod yn rhyngwladol am ei drefniadau storio cadarn a'i ddefnydd o ddata dienw yn seiliedig ar unigolion ar gyfer ymchwil i wella iechyd, llesiant, a gwasanaethau.

Mae cysylltu data yn broses o gysylltu ffynonellau gwybodaeth o wahanol setiau data. Mae'r broses yn cysylltu gwybodaeth sy'n ymwneud â'r un person, teulu, lle, neu ddigwyddiad. Er mwyn caniatáu i'r ymchwil hon ddigwydd, mae Llywodraeth Cymru yn gweithio gyda'i thrydydd parti dibynadwy, Iechyd a Gofal Digidol Cymru, a Banc Data SAIL mewn proses a elwir yn 'broses ffeil hollt' (split file process). Mae'r broses ffeil hollt yn cael ei hesbonio yn y diagram isod.

Ffigur 1: cysylltu data (proses ffeil hollt)

Image

Disgrifiad o ffigur 1: mae’r diagram hwn yn dangos sut y caiff setiau data eu hollti’n ddwy ffeil i’w prosesu er mwyn gallu cysylltu data a sicrhau bod data y gellir eu hadnabod yn cael eu tynnu o’r data cyn eu mewnforio i Fanc Data SAIL. Yn benodol, mae’r diagram yn dangos sut y mae gwybodaeth a allai arwain at adnabod person (fel enw a chyfeiriad) mewn casgliad data yn cael ei gwahanu oddi wrth y data a gesglir at ddibenion ymateb gweinyddol (sy’n cynnwys gwybodaeth fel defnydd o wasanaethau neu ganlyniadau iechyd). Caiff y ddwy set o wybodaeth eu hanfon at wahanol dderbynwyr fel nad oes unrhyw sefydliad yn cael yr holl wybodaeth gyda’i gilydd. Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn cael y ffeil sy’n cynnwys yr wybodaeth a allai arwain at adnabod person ac mae SAIL yn cael y data ymateb gweinyddol. Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn dileu gwybodaeth bersonol ac yn ychwanegu cyfeirnod a maes cysylltu cyn i’r ffeiliau gael eu hailgyfuno, gan eu paratoi i’w cysylltu â setiau data eraill ar gyfer prosiectau dadansoddi cymeradwy. Ceir rhagor o wybodaeth am y trydydd parti dibynadwy, y broses tynnu data personol a’r broses gysylltu ar wefan SAIL.

Mae pob cais i gael mynediad at ddata Llywodraeth Cymru yn cael ei adolygu gan y Panel Mynediad at Ddata yn Llywodraeth Cymru. Cafodd y Panel ei sefydlu i lywodraethu ar gyfer mynediad at setiau data ar lefel unigol a chysylltiedig at ddibenion ymchwil neu ystadegol. Mae holl ddata Llywodraeth Cymru sy'n bodloni'r diffiniad hwn yn dod o fewn cwmpas y Panel (gydag un eithriad yn unig, sef data sensitif ac arbenigol iawn). Pwrpas y Panel yw asesu cwestiynau megis y budd a ddaw i'r cyhoedd o brosiectau arfaethedig, a nodi a yw prosiectau'n ymarferol ac yn gadarn o safbwynt dadansoddol. Mae hefyd yn adolygu dogfennaeth moeseg ac yn asesu a oes angen cymeradwyaeth pellach mewn perthynas â moeseg.

Mae'r data a'r wybodaeth a ddefnyddir at ddibenion ymchwil data gweinyddol yn cael eu casglu wrth ddarparu a gweithredu gwasanaethau arferol ar draws gwahanol feysydd polisi Llywodraeth Cymru. Mae staff Llywodraeth Cymru yn glanhau, yn safoni ac yn gwirio'r data, gan ystyried pa ddata sy'n ddefnyddiol ac yn briodol ar gyfer ymchwil pellach ym Manc Data SAIL. Mae setiau data addas yn cael eu paratoi yn y fformat ffeil cywir er mwyn eu trosglwyddo i Iechyd a Gofal Digidol Cymru a Banc Data SAIL yn unol â'r broses ffeil hollt a ddisgrifir uchod.

Dim ond at ddibenion ymchwil sydd er budd y cyhoedd, drwy gynhyrchu adroddiadau ymchwil a chyfnodolion, y ceir defnyddio data gweinyddol a anfonir i Fanc Data SAIL. Mae'r adroddiadau'n ymwneud â phoblogaeth Cymru yn gyffredinol, nid â phobl unigol.

Mae cyhoeddiadau YDG Cymru i'w gweld ar wefan YDG Cymru.

Mae rhagor o wybodaeth am Fanc Data SAIL ar gael ar wefan Banc Data SAIL.

Gellir cael rhagor o wybodaeth am y Panel Mynediad at Ddata drwy e-bostio: YDGCymru@llyw.cymru

Diffinnir data personol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) fel unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â pherson y gellir ei defnyddio i adnabod y person hwnnw, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at ffactor adnabod.

Mae data personol a ddefnyddir at ddibenion ymchwil data gweinyddol yn cael eu casglu wrth ddarparu a gweithredu gwasanaethau arferol ar draws ystod o feysydd polisi Llywodraeth Cymru. Gan fod y data hyn eisoes wedi'u casglu wrth ddarparu gwasanaethau, nid oes angen casglu data personol ychwanegol gennych at ddibenion ymchwil data gweinyddol. Ar ôl penderfynu bod setiau data gweinyddol yn addas i'w rhoi ym Manc Data SAIL, mae tîm YDG Cymru yn Llywodraeth Cymru yn paratoi ar gyfer y broses ffeil hollt. 

Mae'r broses hon yn golygu bod data y gellir eu defnyddio i adnabod unigolyn (data 'Ffeil 1'), megis y data a restrir yn y pwyntiau bwled isod, yn cael eu gwahanu oddi wrth y meysydd data gweinyddol:

• rhif GIG
• cyfenw  
• enw cyntaf
• cyfeiriad a chod post
• dyddiad geni
• rhyw

Nid yw'r holl ddata a restrir yn cael eu casglu ar gyfer pob gwasanaeth ar draws yr holl feysydd polisi, ond bydd llawer o'r meysydd hyn sy'n cael eu casglu yn cael eu trosglwyddo i Iechyd a Gofal Digidol Cymru i ganiatáu ar gyfer cysylltu data.

Mae gan Lywodraeth Cymru gytundeb prosesu data gydag Iechyd a Gofal Digidol Cymru sy'n nodi mai Llywodraeth Cymru yw'r rheolydd data ac Iechyd a Gofal Digidol Cymru yw'r prosesydd data. Mae data Ffeil 1 yn cael eu hanfon i Iechyd a Gofal Digidol Cymru (ein trydydd parti dibynadwy) fel rhan o'r broses ffeil hollt ar gyfer paru a thynnu data personol i sicrhau eu bod yn ddienw fel yr amlinellir yn y diagram (ffigur 1) uchod. Mae Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn defnyddio algorithm paru awtomataidd, ac yna'n tynnu elfennau adnabod a data personol gan eu disodli gyda maes cyswllt dienw a rhif cyfeirnod.

Mae data Ffeil 2 yn ymwneud â'r cynnwys gweinyddol neu'r elfen gwasanaeth o'r data (er enghraifft yn ymwneud ag addysg, neu iechyd). Mae data Ffeil 2 yn cael eu gwahanu oddi wrth y data personol (yn Ffeil 1) a'u hanfon yn uniongyrchol i Fanc Data SAIL. Mae'r broses ffeil hollt hon yn golygu mai dim ond rhestr o bobl y bydd Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn ei gweld, ond na fydd byth yn gweld unrhyw ddata gweinyddol am y bobl hynny, a dim ond setiau data dienw y bydd SAIL yn eu gweld, sef setiau data nad ydynt yn cynnwys unrhyw ddata personol.

Ar ôl eu prosesu, anfonir elfennau demograffig dienw y setiau data, sy'n cynnwys rhif cyfeirnod a maes cysylltu dienw, i Fanc Data SAIL, yn barod i'w hailgyfuno â chydran cynnwys Ffeil 2 o'r set ddata, gan eu gwneud yn barod i'w cysylltu â setiau data eraill a'u defnyddio.

Gan ddefnyddio'r broses hon, mae eich data wedyn yn cael eu cysylltu'n ddienw â ffynonellau data eraill ym Manc Data SAIL at ddibenion ymchwil anfasnachol er budd y cyhoedd yn unig. Ar ôl i ymchwilwyr gwblhau eu dadansoddiad, mae'r holl allbynnau a gynhyrchir gan ddefnyddio data a gedwir yn SAIL yn cael eu hadolygu a'u gwirio i sicrhau bod data ymchwil dienw yn cael eu defnyddio mewn modd diogel a chyfreithlon at ddibenion ymchwil. Mae gan yr adolygiad hwn ddau brif nod, atal rhyddhau canlyniadau a allai ddatgelu gwybodaeth am unigolyn, a sicrhau bod y data yn cael eu defnyddio yn unol â'r holl bolisïau ac unrhyw gymeradwyaethau penodol sydd ar waith.

Y sail gyfreithlon dros brosesu gwybodaeth a gesglir yn yr ymarfer hwn yw arfer ein tasg gyhoeddus, sef arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru. Gelwir rhywfaint o'r data ar draws yr holl ddata gweinyddol a gesglir yn 'ddata categori arbennig' (gwybodaeth am ethnigrwydd, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol ac iechyd). Y sail gyfreithlon dros brosesu'r wybodaeth hon yw ei bod at ddibenion ystadegol neu ymchwil. Fodd bynnag, mae'r data hyn yn cael eu gwahanu oddi wrth eu helfennau adnabod yn ystod y broses ffeil hollt, ac felly nid ydynt bellach yn gysylltiedig ag unigolyn.

Mae astudiaethau ymchwil sy'n defnyddio data gweinyddol a chysylltu data yn bwysig oherwydd eu bod yn ein galluogi i wneud penderfyniadau'n seiliedig ar dystiolaeth gadarn. Maent yn caniatáu i Lywodraeth Cymru gasglu mewnwelediadau a thystiolaeth ar lefel poblogaeth a all lywio blaenoriaethau'r Llywodraeth. Defnyddiwyd ymchwil data gweinyddol i wneud y canlynol:

• nodi dangosyddion cynnar i helpu i ddiogelu dioddefwyr cam-drin domestig
• helpu i werthuso ymyriadau mewn ysgolion i atal digartrefedd ymysg ieuenctid
• llywio polisi a chynllunio mewn perthynas â theithio llesol i'r ysgol

Mae'r data personol y mae Llywodraeth Cymru yn eu prosesu a'u paratoi ar gyfer Iechyd a Gofal Digidol Cymru a Banc Data SAIL yn cael eu cadw ar weinyddion diogel. Maent yn cael eu paratoi mewn ardaloedd a ffolderi cyfyngedig, lle mae mynediad wedi'i gyfyngu i aelodau penodedig yn nhîm YDG Llywodraeth Cymru. Bydd yr wybodaeth a brosesir ar gyfer Banc Data SAIL ac Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn cael ei defnyddio at ddibenion ymchwil yn unig, ac at ddibenion dod i gasgliadau am y boblogaeth yn gyffredinol, yn hytrach nag ar lefel pobl unigol.

Adroddir ar ganlyniadau'r ymchwil mewn modd dienw. Ni fydd adroddiadau'n cynnwys unrhyw wybodaeth sy'n golygu bod modd adnabod unigolyn.

Mae Banc Data SAIL ar flaen y gad o ran y dechnoleg sy'n darparu microddata i ymchwilwyr mewn modd diogel. Dangosir hyn yn ei achrediad i baratoi a darparu data i ymchwilwyr o dan Ddeddf yr Economi Ddigidol 2017 (Awdurdod Ystadegau DU). Mae yna blatfformau eraill hefyd sy'n darparu'r gwasanaeth hwn ledled y DU, ond nid oes gan yr un ohonynt y cyfoeth o ddata sy'n ymwneud â Chymru fel sydd eisoes ar gael ym Manc Data SAIL. Mae gan Iechyd a Gofal Digidiol Cymru a Banc Data SAIL ardystiad ISO 27001, sef ardystiad a gydnabyddir yn rhyngwladol sy'n cwmpasu rheoli risgiau diogelwch gwybodaeth a data yn effeithiol.

Mae data gweinyddol dienw ar gael i ymchwilwyr trwy Fanc Data SAIL. Fodd bynnag, gall ymchwilwyr a gydnabyddir yn swyddogol, megis academyddion ac ymchwilwyr y GIG, a chyrff sector cyhoeddus eraill yng Nghymru, hefyd wneud cais am fynediad at ddata sydd heb eu cysylltu. Mae panel mynediad at ddata yn Llywodraeth Cymru yn craffu ar y ceisiadau hyn. Os caiff cais ei gymeradwyo, mae'n cael ei lywodraethu gan gytundebau mynediad data a gyhoeddir gan Lywodraeth Cymru. Mae'r trefniadau ffurfiol hyn yn gosod gofynion caeth ar gyfer prosesu a diogelu data personol. Mae'r ymchwilydd yn cael mynediad at y data trwy blatfform diogel o dan delerau'r cytundeb, ac ni fydd yn cael mynediad at unrhyw ddata personol.

Mae gan Lywodraeth Cymru weithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw achosion o dorri rheolau diogelwch data. Os amheuir bod achos o dorri rheolau diogelwch data wedi digwydd, bydd Llywodraeth Cymru yn rhoi gwybod ichi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol pan fo'n ofynnol inni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Mae tîm YDG Cymru yn Llywodraeth Cymru yn dileu data unwaith y bydd tîm Banc Data SAIL yn cadarnhau bod y broses hollti wedi'i chwblhau, a'u bod wedi'u trosglwyddo'n llwyddiannus a bod eu hansawdd wedi eu gwirio. Yr unig eithriad i hyn yw lle y mae angen cadw copïau o ddata o bryd i'w gilydd er mwyn cymharu a gwella proses drosglwyddo Banc Data SAIL. Mae'r setiau data gwreiddiol a gedwir gan dîm casglu Llywodraeth Cymru yn parhau i fod ar weinyddion diogel Llywodraeth Cymru at ddibenion darparu gwasanaethau, ystadegau, a gwaith monitro.

Mae gan Iechyd a Gofal Digidol Cymru fynediad at rywfaint o ddata personol Ffeil 1, yn y broses ffeil hollt, gan gynnwys enw, cyfeiriad post, rhyw, a dyddiad geni (fel y nodir uchod) yn unig er mwyn caniatáu cysylltu data â Banc Data SAIL. Nid yw data personol yn cael eu cadw ar ôl i'r broses o'u gwneud yn ddienw a chysylltu gael ei chwblhau, ac maent yn cael eu dileu'n awtomatig gan Iechyd a Gofal Digidol Cymru ar ôl eu prosesu.

Mae'r data yn Ffeil 2 (cydran digwyddiad na ellir ei adnabod) yn cael eu cadw ym Manc Data SAIL, fel y gall ymchwilwyr wneud cais i gael mynediad atynt fel rhan o'r setiau data dienw. Dim ond am gyfnod cyfyngedig y cytunwyd arno yn ystod y broses cynnig prosiect y bydd ymchwilwyr yn gallu cael mynediad at y set ddata.

O dan GDPR y DU, mae gennych hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol yr ydych yn ei darparu fel rhan o ymchwil data gweinyddol. Yn benodol, mae gennych yr hawl i wneud y canlynol:

• cael gafael ar gopi o’ch data eich hunan
• gofyn inni gywiro unrhyw beth sy’n anghywir yn y data hynny
• gwrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu’r data (o dan amgylchiadau penodol)
• gofyn bod eich data'n cael eu ‘dileu’ (o dan amgylchiadau penodol)
• cyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

Dyma fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer,
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113
Gwefan: www.ico.org.uk

Os oes gennych ragor o gwestiynau am sut y bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio'r data a ddarperir fel rhan o'r gwaith ymchwil data gweinyddol hwn, neu os ydych am arfer eich hawliau o dan GDPR y DU, cysylltwch â'r isod:

Tîm YDG Cymru
E-bost: YDGCymru@llyw.cymru

Dyma fanylion cyswllt Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru:

Swyddog Diogelu Data,
Llywodraeth Cymru,
Parc Cathays,
Caerdydd,
CF10 3NQ

E-bost: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru